Software de gestão corporativa promove autossustentabilidade para as empresas

Ferramenta otimiza tempo e recursos para desenvolvimento de atividades

A sustentabilidade pode estar presente tanto em nossa vida pessoal, em pequenos gestos que podemos adotar para preservar o meio ambiente, como em nossa atividade profissional. Quem ainda pensa que são apenas hábitos como economia de energia, água e papel que podem fazer com que uma empresa seja sustentável está enganado. A otimização do tempo na execução das tarefas e o desenvolvimento pessoal dos colaboradores, por exemplo, estão entre alguns dos objetivos da sustentabilidade corporativa.

É diante deste cenário que a empresa Interact Solutions, fundada há 13 anos em Lajeado, RS, e com franquia no Paraná há pouco mais de um ano, tem se preocupado cada vez mais com a questão da sustentabilidade empresarial. O principal produto da empresa é o strategic adviser, software de gestão corporativa que visa auxiliar a organização no seu planejamento e controle gerencial.

Além de fornecer o software, há pouco mais de um ano, com a consolidação das franquias nos estados de maior demanda, como o Paraná, a Interact também dispõe de uma consultoria especializada para acompanhar desde a implantação da ferramenta, treinamento dos funcionários até o acompanhamento e atualização do software nas empresas contratantes. “As franquias proporcionam maior aproximação com os clientes. Mais do que fornecer o nosso software para as empresas nós fornecemos serviços, ou seja, auxiliamos o cliente naquilo que ele precisa. Fazemos com que o cliente compreenda a melhor forma de usar a ferramenta para gerar resultados da melhor maneira possível e da maneira mais rápida”, diz João Carlos Villela, um dos proprietários da franquia Interact Solutions no Paraná.

A Unimed Paraná utiliza este software de gestão desde 2008. O gerente geral de serviços da Federação, Rodolfo Garcia Maritano, garante que a implantação do software mudou a gestão do planejamento estratégico da Unimed da “água para o vinho”. “Antigamente tudo era feito em planilhas Excel, o que era muito trabalhoso e pouco eficiente, além do que, não contávamos com o cruzamento de informações críticas. Foi como deixar de andar com uma bicicleta para dirigir um carro, analisa o gerente.

Para a responsável por gestão estratégica na federação, Débora Christina Barbosa Hara, antes da implantação do software o controle do planejamento estratégico, por exemplo, não era tão efetivo como é hoje. “Facilitou em todos os sentidos. A reuniões de análise crítica são feitas com base na ferramenta, o que otimizou tempo e recursos. Além disso o software nos avisa via email quais são as nossas pendências em relação ao planejamento estratégico, como também alerta por meio de indicadores o que merece maior atenção através do envio de relatório semanal”, conta a gestora.

Ferramenta sustentável

A Unimed possui uma política de sustentabilidade que não se dá somente em relação ao meio ambiente, ela também tem o pretexto de ser uma sustentabilidade econômica e social. “Nessa questão da sustentabilidade econômica nós temos ferramentas de gestão que dão suporte a essa sustentabilidade, como é o caso do software da Interact. Já no quesito gestão investimos nas pessoas que aqui trabalham, as quais são os alicerces fundamentais para construir essa sustentabilidade”, explica Maritano. A Federação conta inclusive com um núcleo de desenvolvimento humano que visa consolidar a sustentabilidade através do desenvolvimento das pessoas. E não são apenas os colaboradores, mas sim os dirigentes, os médicos cooperados, as secretárias, os beneficiários, os prestadores, ou seja, todas as pessoas que fazem parte do sistema.

Gestão por módulos

O software da Interact atua na montagem e gestão do planejamento. “Esse é o grande viés dele. Ele é feito de módulos e cada grupo de módulos é destinado a um segmento. Esse conjunto forma um grupo que promove em linhas gerais a autossustentabilidade”, explica Villela. Segundo ele, uma empresa que eventualmente quiser contar com todos os módulos pode se tornar completamente independente do seu processo de gestão.

Na Federação Unimed Paraná a ferramenta proporciona três processos fundamentais. O primeiro deles é o planejamento estratégico. “Pensar em sustentabilidade sem ter um planejamento é a mesma coisa que fazer uma viagem sem um roteiro”, compara Maritano. O segundo módulo utilizado pela Unimed é o de gestão da competência das pessoas, que monitora o desempenho e analisa a efetividade do trabalho desenvolvido. Há também o módulo de gestão da qualidade, que permite que as atividades desenvolvidas sejam realizadas de forma organizada e eficiente com o auxílio de indicadores que analisam se os processos estão ou não em conformidade. “É uma ferramenta útil, eficiente e efetiva utilizada como apoio a esta política de sustentabilidade”, descreve o gerente geral de serviços.

Além da Unimed Federação, podem ter acesso ao software da Interact todas as singulares federadas ao sistema. “A ferramenta fica armazenada no servidor e as nossas singulares podem usufruir com independência e sigilo. É uma forma de facilitar o trabalho e de fazer uma gestão sustentável”, explica.

Consultoria como diferencial

A consultoria disponibilizada para os clientes paranaenses desde 2010 é o grande diferencial da Interact desde então. “Através da consultoria nós enxergamos as necessidades do cliente e utilizamos o software como facilitador”, relata Villela. Antes da consultoria havia casos em que os funcionários das empresas contratantes eram treinados apenas no início do processo e depois não sabiam como aproveitar o potencial da ferramenta. “Então há casos em que o uso do software deu muito certo e outros em que foi mal aproveitado. Com a consultoria conseguimos implantar um processo de readaptação”.

Para a Unimed a disponibilização da consultoria foi realmente um grande diferencial. “Para todas as dificuldades relatadas no uso da ferramenta tivemos um retorno e o desempenho evoluiu muito. Hoje os consultores nos acompanham de perto com grande conhecimento de gestão”, conta Débora, responsável por gestão estratégica na federação.

Profissionalização

No Paraná, além da Unimed, a Interact possui clientes como Associação Paranaense de Cultura (APC), O Boticário, América Latina Logística (ALL), entre outros. De acordo com Villela as empresas que procuram o software estão normalmente em um processo de profissionalização interna e para isso precisam de uma ferramenta que permita esse processo. “O software torna esse processo mais suave”, diz.

Segundo Armando Romero, também consultor e proprietário da franquia Interact no Paraná, o software é flexível e permite usar a metodologia de trabalho de cada empresa. No entanto, existem princípios e procedimentos que são comuns a praticamente todas as organizações, como o planejamento, a execução, a análise e as ações corretivas.

A gestão de pessoas é uma das atividades mais importantes dentro de uma empresa, conforme explica Villela. “Não só as rotinas do RH, mas identificar um talento, tirar de uma área onde está atuando e colocá-lo em outra sem que esse processo seja desgastante e improdutivo”. O software da Interact tem a capacidade de criar um banco de talentos e estabelecer um processo de treinamento garantindo que o funcionário cresça com a empresa. Além do módulo de gestão de pessoas os módulos de gestão de estratégia e gestão de riscos são dos mais procurados. “Hoje em dia ninguém pode trabalhar sem pensar no futuro e nos riscos”, alerta o consultor.

Sustentabilidade corporativa

A aplicação do termo sustentabilidade no âmbito empresarial é um pouco diferente da utilizada habitualmente. “Há sustentabilidade em uma empresa quando consigo aperfeiçoar o tempo dos meus funcionários para que eles trabalhem e rendam mais. Além disso, há a questão de garantir clientes, diminuir desperdícios”, explica o administrador Armando Romero que também é conselheiro do Conselho Regional de Administração (CRA) e membro da comissão de sustentabilidade e responsabilidade social. De acordo com ele quanto menos tempo o gestor precisar para controlar a empresa e tomar decisões (visto que terá um software inteligente o ajudando a pensar), mais tempo terá para fazer analises do mercado e buscar o que os clientes precisam.

Para Villela, em termos de resultados quantitativos, o que se pode dizer é que a gestão através do softwarepermite que se comece a eliminar procedimentos, como, por exemplo, deixar de imprimir alguns materiais, já que tudo pode ser fornecido de forma eletrônica. “Quando eu não imprimo deixo de gastar com papel, com tinta de impressora, com manutenção, enfim, coisas simples de serem feitas, mas que podem fazer parte do planejamento de uma empresa que se preocupa com a sustentabilidade ambiental. Isso vai gerar retorno imediato”, explica.

Além da análise quantitativa o software pode auxiliar as empresas a avaliar o que realmente podem ganhar fornecendo um ambiente melhor de trabalho para os funcionários. No entanto, o consultor ressalta que a questão qualitativa é um pouco mais difícil de mensurar, já que exige um processo de aculturamento.

Sustentabilidade como foco

A aplicação dos conceitos de sustentabilidade é prioritária na franquia Paraná da Interact, mas a ideia já está começando a ser repassada para as outras franquias. Segundo Villela é na montagem do sistema que os princípios e conceitos de sustentabilidade são implantados. “É principalmente uma questão de filosofia. Um exemplo é quando a empresa já possui uma área que se preocupa com a sustentabilidade, como é o caso da Unimed, outro caso é quando essa preocupação nem existe para a empresa”, explica.

Ainda de acordo com Villela há também casos de empresas que tem a sustentabilidade como filosofia, mas ainda não alinharam com o planejamento estratégico. “Nesse caso o que falta é uma comunicação interna para que as coisas comecem a acontecer. Nós temos por objetivo fazer essa circulação acontecer. O que eu posso mostrar é que a empresa já tem o que é necessário, só basta saber usar. Nosso papel de consultoria mostra o que a empresa pode ganhar com isso”, expõe.

Como ser sustentável

Villela explica que é possível ser sustentável a partir da criação de formatos de evolução que não sejam dependentes de terceiros e de eventuais custos adicionais. “Nós trabalhamos para que a empresa não precise buscar ferramentas complementares no mercado”. Ele ressalta, no entanto, que sustentabilidade é questão cultural, o que não se constrói em 5 minutos. Para Romero um exemplo de criação de sustentabilidade corporativa é a diminuição do tempo dedicado ao controle gerencial, através de planilhas e apresentações no power point. “O funcionário fica muito tempo fazendo isso e o nosso software faz isso automaticamente. Esses mesmos dados podem servir para preparar uma reunião imediatamente”, conta.

Aliás, a não necessidade de realização de reuniões periódicas é outro beneficio sustentável possibilitado pelo software. “Usando nosso sistema as pessoas não tem mais que se deslocar porque não precisam apresentar seus resultados, já que eles estarão no sistema. Qualquer pessoa pode buscar informação a qualquer momento ali”, exemplifica Villela. As reuniões só se tornam necessárias a partir do momento que um problema é identificado. “Isso tudo traz benefícios que podem não ser palpáveis em um primeiro momento, mas o fato de deixar de usar estrada, carro ou avião para deslocamentos logo trará resultado”, conclui. “O que mais rouba tempo no dia a dia de uma empresa é telefone, email e reunião”, completa Romero.

Alimentação do software

Há varias maneiras de alimentar o software, manualmente, ou de forma automática. A partir dos dados ali disponibilizados a ferramenta gerará indicadores operacionais e estratégicos. “Os estratégicos são alinhados com a filosofia estratégica da empresa e são direcionados para diretores e gerência. Já os indicadores operacionais são direcionados para a análise gerencial com as informações do dia a dia da empresa e refletem o trabalho de cada unidade de negócio, área ou setor da empresa, chegando ao trabalho de cada um dos funcionários. Com esse resumo é possível ter uma visão rápida da gestão empresarial, o que poupa tempo para tomada de decisões. Ou seja, as decisões acabam sendo direcionadas pelo dia a dia da empresa”, conclui Villela.

Jornalista Bruna Robassa


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Matérias:

Tecnologia e Sustentabilidade: Energia solar um sonho de consumo
Responsabilidade Social Corportativa: Responsabilidade empresarial com futuro

Desenvolvimento Local: A sustentabilidade como profissão



Artigos:

Marcio Zarpelon: Sustentabilidade na construção civil

Jeronimo Mendes: Aprendendo com a crise

Ivan de Melo Dutra: Subsídios do governo brasileiro

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